CASE STUDY Εταιρεία: Rainbow Waters | Υπηρεσία: Yuboto Forms | Use Case: Ηλεκτρονικά Συμβόλαια
Πρόκληση
Ψηφιοποίηση και αυτοματοποίηση της αποστολής συμβολαίων
Η Rainbow Waters, η μεγαλύτερη εταιρεία στην Ελλάδα στον χώρο των ψυκτών και φίλτρων νερού, επιδίωκε να εκσυγχρονίσει τις διαδικασίες της και να απλοποιήσει τον τρόπο με τον οποίο συντάσσονται και αποστέλλονται τα συμβόλαια.
Ο παραδοσιακός τρόπος διαχείρισης συμβολαίων –με έντυπα έγγραφα, αποστολές μέσω email και εκτεταμένη χειροκίνητη εργασία– προκαλούσε καθυστερήσεις στο onboarding νέων πελατών και συνεργατών καθώς και σημαντικό φόρτο για τις ομάδες υποστήριξης.
Λύση
Πλήρως ψηφιακά συμβόλαια με τη Yuboto
Για την αντιμετώπιση των παραπάνω προκλήσεων, η Rainbow Waters επέλεξε την Yuboto και τη λύση Yuboto Forms για να περάσει σε ένα πλήρως ηλεκτρονικό μοντέλο διαχείρισης συμβολαίων.
Η λύση περιλαμβάνει ψηφιοποίηση των συμβολαίων, αυτόματη δημιουργία τους και αποστολή μέσω SMS ή Viber, με πλήρη διασύνδεση με το CRM της εταιρείας.
Μιλήστε με έναν Ειδικό Μάθετε περισσότερα
Κύριες λειτουργίες της λύσης
1. Αυτόματη συμπλήρωση δεδομένων
Τα συμβόλαια δημιουργούνται αυτόματα, αντλώντας όλα τα απαιτούμενα στοιχεία απευθείας από το CRM της Rainbow Waters. Έτσι, εξαλείφεται η χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων και μειώνονται δραστικά τα λάθη.
2. Αποστολή μέσω SMS/Viber
Κάθε συμβόλαιο αποστέλλεται άμεσα στους πελάτες ή συνεργάτες μέσω SMS ή Viber, επιτρέποντας γρήγορη και ξεκάθαρη επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο.
3. Διασύνδεση με το CRM
Μετά την ολοκλήρωση της υπογραφής, το συμβόλαιο αποθηκεύεται αυτόματα ως PDF στην καρτέλα του πελάτη στο CRM, διασφαλίζοντας πλήρη οργάνωση και άμεση πρόσβαση στα αρχεία.
Μιλήστε με έναν Ειδικό Μάθετε περισσότερα
Αποτελέσματα
Μείωση χρόνου onboarding
Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας οδήγησε σε δραστική μείωση του χρόνου ολοκλήρωσης νέων συμβολαίων. Διαδικασίες που προηγουμένως απαιτούσαν ημέρες, ολοκληρώνονται πλέον μέσα σε λίγες ώρες.
Αύξηση παραγωγικότητας
Το ανθρώπινο δυναμικό της Rainbow Waters απαλλάχθηκε από χρονοβόρες εργασίες, με αποτέλεσμα να μπορεί να εστιάζει σε δραστηριότητες μεγαλύτερης προστιθέμενης αξίας.
Βελτιωμένη εμπειρία πελάτη και συνεργάτη
Οι τελικοί χρήστες απολαμβάνουν πλέον μια απλή, γρήγορη και ευέλικτη διαδικασία υπογραφής συμβολαίων, η οποία ενισχύει την εμπειρία και μειώνει τις καθυστερήσεις.
Συμπέρασμα
Με την υιοθέτηση της λύσης ηλεκτρονικών συμβολαίων της Yuboto, η Rainbow Waters αναβάθμισε ουσιαστικά τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεται τις διαδικασίες πελατών και συνεργατών.
Η αυτοματοποίηση οδήγησε σε υψηλότερη αποδοτικότητα, μειωμένο λειτουργικό κόστος και σημαντική βελτίωση της συνολικής εμπειρίας.
Η επιτυχία της συγκεκριμένης υλοποίησης αποδεικνύει πως η ψηφιοποίηση αποτελεί βασικό πυλώνα για επιχειρήσεις που επιδιώκουν σύγχρονες, γρήγορες και αποτελεσματικές διαδικασίες.
Μιλήστε με έναν Ειδικό Μάθετε περισσότερα
